今を生きていたらどうしても、仕事が忙しいと言い訳してしまうことが多いでしょうが、簡単に時間管理をすることができる方法があるのです。その方法とは時間管理のマトリックスと呼ばれる手法であり、これを日々の生活に落とし込むことができれば、忙しさがなくなります。
仕事が忙しいというのは全て言い訳
仕事が忙しいというのは、時間管理ができていないということなので、厳しい言い方ですが、結果的に全て言い訳となってしまいます。
最もよくないのが、仕事が忙しいのを誰かのせいにして言い訳にすることであり、生きていたら全て責任は自分にあるのです。
今回は忙しさの根本的な理由を細かく紐解いていき、どのようにしたら効率よく日々の生活や仕事をこなせることができるのかを、解説していきます。
仕事が忙しいときに使う時間管理のマトリックス
もし今現在あなたが日々の生活で、無駄な作業に追われている方は、スティーブン・R・コヴィーが提唱している、時間管理のマトリックスがおすすめです。
時間管理のマトリックスとは、日々の生活における忙しさを4つの領域にわけることで、なにが優先で重要なのかを細かく分けることができます。
さて、あなたは日々の生活をどのようにして過ごしているかを細かく分析してみましょう。
そうすることでなぜ忙しいのかや、どのような作業を無駄に行っていて自ら忙しくさせているのかを、おのずと理解することができます。
第一領域
まず時間管理のマトリックスの第一領域とは、緊急で重要な自分では避けて通ることのできないようなことを、いいます。
例えば、締め切りが迫っているような緊急の仕事であったり、突然のクレーム対応をしなければならないときなどが第一領域です。
この第一領域が多ければ多いほど、自身でコントロールすることできなくなってしまうので、根本的な生活リズムを変える必要があります。
この第一領域の忙しさが多いときの場合は、人によってはストレスが非常に溜まることになるので、十分に注意が必要です。
第二領域
時間管理のマトリックスの第二領域は、とても重要なのですが緊急ではないことのことを意味しており、これは自分でコントロールすることができます。
例えば、忙しさの第二領域は人間関係をより深く構築したり、取り組んでいる仕事に対しての準備をしていくことなどです。
ほかにも、取り組んでいる仕事の知識を深めるためにより勉強をしたり、セミナーに行くことも忙しさの第二領域と呼ばれています。
忙しさの第二領域で大切なのが、1年や2年後など中長期的に考えてコントロールすると、時間管理がとてもうまくなりますし、仕事の効率も上がるでしょう。
第三領域
忙しさの第三領域とは、重要ではないのですが緊急のことを意味しており、例えば友人から突然『今から遊ばない』や急な接待などです。
場合によりますが、この忙しさは断れることも必ずあるでしょう。
例えば、友達にいきなり遊ばないかという誘いはもちろん断れることもできるでしょうし、経営側の人間であれば無駄な会議も失くすことができます。
『どのようにしたら残業を減らせることができるのか』という会議をわざわざ残業してするのは、なんの意味もないです。
第四領域
忙しさの第四領域とは、重要でもなく緊急でもないことを意味し、実は忙しいとよく言い訳をしている方のほとんどは第四領域の割合が多いです。
第四領域の忙しさは、恋人や友達とだらだら長電話をしたり、暇つぶしのためにテレビゲームをしているなどのことをいいます。
今現在忙しいと感じているそこのあなたは、まず最初に一日のライフスタイルを各領域に分けて、第四領域に入っていることを今すぐ辞めてみましょう。
そうしたら、かなりの確率で忙しさを解消することができるでるので、ぜひ一度試してみてその効果を実感してみてください。
仕方なく仕事が忙しい方は第一領域で占められている
とはいえ、ブラック企業などの仕事で仕方なく働いている方は、一日のライフスタイルで避けて通れない第一領域で忙しい方も非常に多いです。
いつも緊急で重要な書類を終わらせろといわれたり、毎日のように電話などで呼ばれたりすることなどで忙しい人は第一領域で支配されています。
この状態は非常に危険であり、あなた自身のスケジュールをいつも誰かにコントロールされていることから、最終的に自分で考える能力を失ってしまうからです。
なぜなら、第一領域の忙しさで日々の生活を埋め尽くされている方は、自らやっているのではなく、誰かにやらされているからでしょう。
第一領域で生きている方は、厳しくいうと中世の奴隷と同じような行動をとっているので、今すぐ環境を変えることをおすすめします。
今はどこの会社も人手不足であるため、多くの求人情報があるので、必ずあなたの忙しさをコントロールできる職場があることでしょう。
大切なのは第2領域を充実させること
ここで大切なのが、忙しさの基準をなるべく第二領域で積極的に動く必要があり、同時に自己管理の能力も飛躍的に向上することができます。
忙しさの第二領域は、自分で考えることが多く、疲れたから休むのも夢中になって忙しくなるのも全て貴方次第になるのです。
あなたのまわりに必ずひとりは、『どうして一日にこんなにたくさんのことができるの』と思えるぐらい積極的に活動している方がいるでしょう。
そ実はその本人は決して忙しいと感じておらず、その理由としては全て自発的に忙しくしている第二領域の範囲で動いているからです。
もし今の会社が、第一領域の忙しさでまみれて悩んでいる方は、あなたができる第二領域で忙しくしていきましょう。
仕事が忙しいときは言い訳しないで時間を管理しよう
今回は仕事が忙しいときに、チェックするべき忙しさの領域を細かくカテゴリー別に分けていき、無駄なことを探していきましょう。
そして、無駄なことを一切カットしたら、忙しさを自分自身でコントロールするような、自己管理をしていくことがおすすめです。
毎日の仕事が忙しいからといって、すぐに言い訳をしないで、ぜひ一度自分を見つめなおしてみましょう。
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